EXCEL基本操作方法
- 啟動：
1.開啟 Microsoft office 群組。
2.雙按 
圖示。
- 輸入資料方式：
- 基本組成：儲存格（cell）→工作表（Worksheet，如同表格）→活頁簿（立體工作表＝16
Sheets）
- 儲存格（cell）位址：如B12為第2行（欄）第12之儲存格位址工作表＝255（行：A..IV）＊16384（列）
- 儲存格可存放之資料型式：
| 型式 |
例如 |
內設對齊方式 |
| 文字（無法計算） |
′127
′cat |
靠左 |
| 數字 |
127 |
靠右 |
| 公式 |
＝（B2+C2）/2
＝sum（B2：C2） |
顯示結果
靠右 |
- 操作：
A .
移動（空心）十字游標至欲輸入資料之儲存格，按滑鼠左鍵一次
B .
輸入資料可用鍵盤，滑鼠將游標定位，以進行插入；編修時可用Del
鍵及Backspace 鍵。
C . 輸入完成：按Enter
或移動游標至其他儲存格。
- 修改：
（1）在欲修改之儲存格上雙按或按功能鍵
F2。
（2）與輸入雷同。
- 刪除某一或某段存格之內容：
（一）設定範圍：
- 單一儲存格：Click欲刪除之儲存格。
- 連續儲存格：二種方法。
（1）在起始儲存格Click，最末儲存格上同時按
Shift+Click滑鼠。
（2）在起始儲存格Click，並拖曳（Drag）至最後之儲存格，鬆開滑鼠。
- 不連續儲存格：
在第一儲存格上按Click。
其他儲存格上同時按Ctrl及滑鼠。
（二）進行刪除：
- 刪除後其他儲存格會上移或左移：
選「編輯」→「刪除」→
（四選一的Option Button）→按確定。
- 搬移儲存格內容：二種方式
（1）.拖曳方式：
- 設定欲搬移之儲存格範圍。
- 移動滑鼠至反白區邊框，在呈現左上箭頭之游標時，拖曳滑鼠至目的地。
（2）.運用
：
- 設定欲搬移之儲存格範圍。
- 點選 圖示
- 標移至目的地，按Enter。
- 插入空白儲存格：
（1）.游標移至起點後，Click一次。
（2）.選「插入」選單：再選
- 「儲存格」：
- 「列」：（下面儲存格下移）
- 「欄」：（左邊儲存格右移）
- 複製：
（1）.運用剪貼簿：
- 設定來源區域為範圍。
- 將來源資料放入剪貼簿中：「編輯」→「複製」
- 游標移至目的地，設定目的地範圍（不設範圍，只複製一份）
- 將剪貼簿內容貼到目的地：「編輯」→「貼上去」將游標移至目的地，設目的地的範圍。
（2）運用 
圖示
- 設來源範圍。
- 在工具列之 圖示上Click一次（選取「複製」功能）。
- 選取目的地範圍（會出現虛框）。
- 按Enter確定，完成複製。
成績處理實例
例一：成績處理
操作步驟：
- 輸入標題：如A1至I11。
- 調整各欄之寬位：
（1）.指定方式
- 將A1：I11設定為處理範圍。
- 「格式」→「欄」→「欄寬」→
（2）.位別欄寬：在二欄位名稱間（出現雙向游標）調整。
- 將標題「置中」對齊，加「粗體」及「斜體」：
A.將標題（A1：I11）設定為處理範圍。
B.在 
圖示上Click一次（「置中」）。
C.在 
圖示上Click一次（「粗體」）。
D.在 
圖示上Click一次（「斜體」）。
- 填入學號：
A.在A2儲存格上輸入823001（起始號碼）。
B.將A2至A11設定為處理範圍（含起始號碼之儲存格）。
C.點選「編輯」→「填滿」→「數列」→出現交談窗，直接按Enter或在『確定』鈕上Click。
- 輸入成績：（分數＞＝40）
- 輸入時切勿先按Space，再輸入數字（會被視為文字）
- 計算個人總分：三種方式，以F2儲存格為例
- 游標移至F2，Click一次（定位），（下列方式任選一種即可）：
A.直接輸入＝C2+D2+E2或＝SUM（C2：E2）
B.點選 
圖示（加總），設定虛框範圍（加總範圍）為C2：E2，接著按Enter。
C.（1）選「插入」→「函數」或
圖示上Click一次
（2）在左邊串列盒選「全部」→在右邊串列盒選「SUM」函數→出現交談窗，在＜下一步＞鈕Click→在Number1輸入盒中Click且輸入C2：E2，或用滑鼠選取C2：E2範圍→在＜完成＞鈕上Click一次或直接按
Enter。
- 將F2公式複製給其他人（F3：F11）
- 在F2儲存格上Click（設來源範圍）
- 在工具列之 圖示上Click一次（選取「複製」功能）
- 選取F3：F11為目的地範圍（會出現虛框）
- 按Enter確定，完成複製。（觀察F3：F11公式如何調整？以相對位址方式：F3＝SUM（C3：E3）
F4＝SUM（C4：E4）
欄位向下（或向上複製時，）Excel主動調整列位址，（C2→C3，E2→E3，….）
- 計算個人平均、名次、平均之等第
（一）.平均：三種方式，以G2為例，在G2儲存格輸入下列公式：
（1）＝F2/3
（2）＝（C2+D2+E2）/3
（3）＝AVERAGE（C2：E2），可直接輸入或依下列步驟操作：
- （A）「插入」→「函數」，或在圖示上Click一次。
（B）出現交談窗，點選「常用」函數→在「AVERAGE」上Click→＜下一步＞鈕上Click
→在Number1輸入盒上Click ，再輸入（C2：E2），或圈選C2：E2
→在＜完成＞鈕上Click或按Enter。
（二）名次（F2為例）
（A）.H2=RANK（G2,G2：G11）
RANK函數可求G2（學號81001之平均）內容在G2：G11（全部學生之平均）範圍之次序值（即名次）
（B）將相對位址G2：G11改為絕對位址＄G＄2：＄G＄11：
- 在H2儲存格Click
- 將游標移至函號參數G2前，按功能鍵F4
- 同樣移至冒號後，按功能鍵F4
- 將G2：G11改為絕對位址，以使往後（在複製時，Excel對於絕對位址不會做任何更改）複製之結果完全正確。
（三）平均之等笫
- （A）.分數（0~100）劃分為0至6等級，6等第：
G2分數範圍
|
Y＝（G2-40）/10
|
INT（Y）
|
對應等第
|
| 100 |
6.X
|
6
|
優
|
99－90
|
5.X
|
5
|
優
|
89－80
|
4.X
|
4
|
甲
|
79－70
|
3.X
|
3
|
乙
|
69－60
|
2.X
|
2
|
丙
|
59－50
|
1.X
|
1
|
丁
|
40以下
|
0.X
|
0
|
戊
|
（INT函數可取Y之整數值）
（B）在I2輸入公式
- 若分數皆大於49分，則在I2儲存格輸入公式：
＝CHOOSE（int(G2-40)/10）,”丁”,”丙”,”乙”,”甲”,”優”,”優”)
- CHOOSE函數先計算Y值並根據Y值（整數），以選擇取（CHOOSE）對應值，若Y＝1，則I2得
”丁”；Y＝2，I2得”丙”；若Y＝5或6，I2得”優”。
- 若分數可能＜＝49，則在I2儲存格輸入公式：
＝if(G2<=49,”戊”,CHOOSE(int((G2-40)/10),”丁”,”丙”,”乙”,”甲”,”優”,”優”))
如果G2＜＝49，則I2得”戊”，否則利用上述CHOOSE函數求等第。
- 將G2：I2公式拷貝給G3：I11：
A.將G2：I2設定為來源範圍。
B.在工具列圖示上Click一次。
C.選取G3：I11設定為目的地範圍。
D.按Enter確定。
- 計算國文科全班平均數、標準差、最高分、最低分：
| 儲存格 |
公式 |
用途 |
| C13 |
=AVERAGE(C2:C11) |
平均數 |
| C14 |
STDEV(C2:C11) |
標準差 |
| C15 |
MAX(C2:C11) |
最高分 |
| C16 |
MIN(C2:C11) |
最低分 |
- 將C13：C16公式複製至D13：G16範圍。
- 將工作表存檔：點選工具列
圖示，修改檔名後按確定。
- 將工作表印於印表機：1.設定儲存格範圍
2.點選工具列
圖示
成績總表如下：
例二:各科目成績分佈情形
(依據例一之工作表分析各科目分數分佈人數統計)
製作次數分配，需要注意如下事項：
- 使用 FREQUENCY() 函數，其格式如下。FREQUENCY (來源參考資料範圍，區間參考資料範圍)。
- 來源參考資料範圍：欲進行次數分配的來源資料範圍。
- 區間參考資料範圍：把來源資料分成若干區間的分界點。
- 傳回值為一陣列，內容為區間次數分配。須設定輸出範圍以放置處
理完成之次數分佈陣列值。
國文科成績分佈處理之操作步驟：
- 將儲存格游標移至 j2 位址。
- 依序往下鍵入 100, 99, 89, 79, 69,59 如下圖：
- 將儲存格游標移至 L2 位址
- 點選工具列上的「函數精靈」圖示
- 於「函數類別」方塊內點選「統計」項目
- 於「函數名稱」方塊內點選「FREQUENCY」，再按＜下一步＞
- 於 data-array 文字對話方塊內鍵入 c2:c11 (或用滑鼠設定範圍)
。(即設定來源資料範圍)
- 於 bins-array 文字對話方塊內鍵入 j2:j7 (即設定區間範圍)
- 按完成，此時叫公式為 Frequency (c2:c11, j2:j7)
- 以滑鼠拖曳將 L2:L7 設定為輸出範圍 (輸出次數分佈範圍)：此步驟
最容易被忽略。
- 游標移到 L2 按 F2 進行編修 (只按 F2
鍵即可，不必為公 式加上 {}}： 目的將
=FREQUENCY (E4:E13, L4:L8) (一般公式)，轉換為
{=FREQUENCY (E4:E13, L4:L8)} (陣列公式)
- 按Ctrl+Shift+ENTER (轉換一般公式為陣列公式)
同時輸出範圍亦出現各成績範圍之公佈次數
(註：1.陣列這名詞對於一般初學者而言是個抽象的名詞，您可把它
視為一組連續相同性質的資料集合。
2.步驟 10∼12
是顯示陣列內資料的技巧所在，請務必熟悉
3. 修正 O4 公式時，須重做 10 至 12 之步驟。)
習作：請完成其它科目之成績分佈？
例三: 依總分排序之處理
排序步驟：
- 將A1:I11設定為處理範圍
- 點選「資料」-->「排序」-->
- 「確定」CLICK一下
製作巨集鈕
1.「工具」-->「錄寫巨集」-->「錄寫新巨集」-->巨集名稱:-->「確定」CLICK一下
2.依排序步驟操作
3.「工具」-->「錄寫巨集」-->「停止錄寫」
4.點選繪圖工具箱之圖示
5.拖曳滑鼠以定按鈕大小-->出現「指定巨集」視窗,選「巨集1」
6.修改按鈕名稱：1. 2.在此鈕上CLICK，將『按鈕1』改為『排序』,按ENTER(如下圖)
刪除巨集鈕
1.點選繪圖工具箱之圖示(選取物件)
2.拖曳滑鼠以框選按鈕
3.按DEL鍵
例四、簡易薪資處理
檢視與參照函數之應用
一、VLOOKUP
語法：VLOOKUP(欲搜尋之特定值,資料陣列,欄位索引值)
功能：在陣列的最左欄搜尋使用者指定的特定值,接著根據此值所在橫列,傳回陣欄位之內容
說明：
- 搜尋特定值：此引數可為數字、字串或位址,它是欲在陣列搜尋之指定內容,EXCEL會依此內容在最左欄中進行搜尋。在下例之C2公式之搜尋值為位址型態,實質內容為「職等」。
- 資料陣列：此引數可為範圍名稱或位址範圍,
它是由多個欄位所組成的陣列,相當於一個對照表,而陣列的最左欄位(查詢索引欄)相當於查詢之索引關鍵值,最左欄內容可以是文字或數值但務必依遞增順序排列。如下例中陣列為J2:L11即薪資等級對照表。
- 欄位索引值:此引數指定欄位之索引值(第幾欄),VLOOKUP將傳回陣列(對照表
)該欄位內容(即欲取得資料之欄位編號)；
如下例中C2公式中欄位索引值為2,即欲取得薪資對照表中「本薪」;C3公式中欄位索引值為3,即欲取得薪資對照表之「加給」,由於該員之職等為6,故VLOOKUP以等級6進行搜尋並傳回該員本薪為35500,加給為7200,您可試著將該員之等級改為其他,看本薪及加給是否產生變化。
[工作表二]利用垂直對照表進行薪資處理
(一)薪資總表
(二)薪資對照表(資料陣列)
&127 欄位索引值=1 欄位索引值=2 欄位索引值=3
(三)說明：
- 使用公式: 以C2:G2五個儲存格為例
| 位址 |
公式 |
用途 |
| C2 |
=VLOOKUP($B2,$J$2:$L$11,2) |
求「本薪」 |
| D2 |
=VLOOKUP($B2,$J$2:$L$11,3) |
求「加給」 |
| E2 |
=C2+D2 |
求「薪資總額」 |
| F2 |
=F2(E2>=4000C,E2*0.15,E2*0.1) |
求「所得稅」 |
| G2 |
=E2-F2 |
求「實領金額」 |
其中資料陣列以絕對位址表示之,如此可便於拷貝至下面各筆紀錄
- 應用： 在每一年度更動時,只要更改薪資對照表及個人等級即能進行薪資處理
二、HLOOKUP
語法：HLOOKUP(欲搜尋之特定值,資料陣列,欄位索引值)
功能：在陣列的最上面資料列搜尋使用者指定的特定值,接著傳回特定資料列之內容
說明：本函數之引數與VLOOKUP(垂直對照表查詢)相似,資料陣列之最上方資料列為查詢索引欄,它的內容須依由右而左遞增方式排列。
以下例說明：
搜尋特定值：在C21公式中搜尋特定值為位址B21之內容(即職等)
ゝ
資料陣列：在例中為K20:T22,即薪資等級對照表 ゞ
欄位索引值：即欲取得資料之欄位編號。在C21公式中資料列索引值為2，故
可利用HLOOPUP取得薪資對照表中「本薪」;在C23公式中資料列索引值為3,故可取得薪資對照表中「加給」。
[工作表三]：利用水平對照表進行薪資處理
- 薪資總表:同上例,但放在A30:G30儲存格
- 薪資等級對照表(資料陣列)
資料列索引值=1
資料列索引值=2
資料列索引值=3
- (三)說明：以C21:G21五儲存格公式為例：
| 位址 |
公 式 |
用 途 |
| C21 |
=HLOOKUP($B21,$K$2:$T$22,2) |
求「本薪」 |
| D21 |
=HLOOKUP($B21,$K$2:$T$22,3) |
求「加給」 |
| E21 |
=C21+D21 |
求「薪資總額」 |
| F21 |
=F2(E21>=4000C,E21*0.15,E21*0.1) |
求「所得稅」 |
| G21 |
=E21-F21 |
求「實領金額」 |